今回は、「Google スプレッドシート」にほかのユーザーによる変更が加えられたときに通知するように設定する方法と、その特性の解説をさせていただきます。
「Google スプレッドシート」
「Google スプレッドシート」は、ほかのユーザーと共有して、共同で編集したり、アンケートツールの「Google フォーム」を作成して、アンケート結果をスプレッドシートで収集したりすることができます。
そして、ほかのユーザーと共同編集をしている「Google スプレッドシート」に変更が加えられたり、「Google フォーム」の回答が送信され「Google スプレッドシート」に追加されたときに、メールで通知してくれる機能も実装されています。
つまり、「Google スプレッドシート」に自分以外のユーザーから何らかの変更が加えられたときに、お知らせをしてくれるように設定できるというわけです。
メールで通知するようにする設定方法
「Google スプレッドシート」に変更が加えられたときにメールで通知するようにする設定方法は、「Google スプレッドシート」を開き、上部のメニューバーにある “ツール” をクリックし、表示される項目から “通知ルール” をクリックします。
メール通知をする条件は、“変更が入ったとき” か “フォームが送信されたとき” に “1 日 1 回” か “その都度” の組み合わせで設定することができます。
条件を設定したら “保存” をクリックします。これで完了です。
作成した通知ルールは再度編集したり、削除することが可能です。
またこの通知ルールは、ルールを作成した人以外が「Google スプレッドシート」に変更を加えたときに適用されます。
更に、この通知ルールは作成したユーザーにのみ適用されるので、例えば通知ルールを作成したユーザーが「Google スプレッドシート」に変更を加えたときに、共同編集しているユーザーに通知が送信されることはありません。
ほかのユーザーが通知を受け取る場合は、そのユーザー側で通知ルールを作成する必要があります。
以上、「Google スプレッドシート」にほかのユーザーによる変更が加えられたときに通知するように設定する方法のご紹介でした。
